Privacy

個人情報の取り扱い

「個人情報の保護に関する法律」ならびに「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項 (JIS Q 15001:2017)」その他関係法令(以下、「法令」という)に基づき、お客様の個人情報の取り扱いに関して以下の通り公表いたします。

株式会社システムフロア
個人情報管理責任者
専務取締役 泉 則行

  1. 個人情報の収集と利用目的

    当社は、以下の利用目的の範囲内で個人情報を取得・利用します。これらの利用目的以外で利用する必要が生じた場合には、法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、その利用目的について同意を頂くことといたします。
    また、書面に記載された個人情報をご本人から直接取得する場合は、法令により例外が認められている場合を除き、あらかじめ利用目的等を明示し、同意を頂くこととします。
    なお、個人情報をご提供頂けない場合は、以下の利用目的に基づく各種対応等がご提供できない可能性がありますのでご了承ください。
    以下に利用目的と対象の個人情報を記します。なお、(*)の記載がある項目については、開示対象個人情報となります。

    1. お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行等
    2.    ・名刺交換等で取得したお客様情報(メールアドレス、携帯電話番号を含む)(*)
         ・当社との契約書類(*)
         ・自社従業者技術経歴書(*)

    3. お取引先から委託された情報システムの開発、保守及び関連する業務遂行
    4.    ・名刺交換等で取得したお客様情報(メールアドレス、携帯電話番号を含む)(*)
         ・当社との契約書類(*)
         ・自社従業者技術経歴書(*)
         ・協力会社技術者経歴書
         ・議事録(*)
         ・委託された情報システムの開発、保守及び関連する業務でお預かりする情報

    5. 委託契約先との連絡、協力、交渉、契約の履行等
    6.    ・名刺交換等で取得したお客様情報(メールアドレス、携帯電話番号を含む)(*)
         ・当社との契約書類(*)
         ・技術経歴書(*)
         ・セキュリティ関連のチェックリスト(*)

    7. 協力会社との連絡、協力、交渉、契約の履行等
    8.    ・名刺交換等で取得したお客様情報(メールアドレス、携帯電話番号を含む)(*)
         ・当社との契約書類(*)
         ・協力会社技術者経歴書
         ・セキュリティ関連のチェックリスト(*)

    9. 入社希望者の採用選考に関わるご連絡、各種情報のご提供
    10.    ・名刺交換等で取得したお客様情報(*)
         ・応募・選考書類(当社ホームページにおける氏名、住所、メールアドレスなどの入力内容を含む)
          (*)ただし、就職サイトから取得する応募者情報は開示対象に含まない
         ・応募者技術経歴書(*)

    11. 当社内従業員の人事労務管理
    12.    ・入社時の提出書類(マイナンバーを含む)(*)
         ・健康診断結果(*)
         ・勤怠情報(*)
         ・給与情報(*)

    13. 当社内従業員の業務連絡
    14.    ・携帯電話番号(*)
         ・メールアドレス(*)
         ・議事録(*)

    15. 年賀状、事務所移転、異動等のご案内
    16.    ・名刺交換等で取得したお客様情報(メールアドレス、携帯電話番号を含む)(*)

    17. 当社施設の入退出管理
    18.    ・社員証(写真付)(*)
         ・入退出ログ(*)

  2. 個人情報の第三者提供、共同利用、業務委託について
    1. 第三者提供

      当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。

      ① ご本人の同意がある場合

      ② 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意をいただくことが困難な場合

      ③ その他法令に基づき開示・提供を求められた場合

      ④ 個人情報を委託する場合

    2. 共同利用

      当社は、個人情報を当社のお取引先などと共同利用する場合には、事前にその旨を通知すると共に、法令、当社規定に則った手続き及び、共同利用先との間で個人情報の取り扱いに関する秘密保持契約等を締結し、安全管理が図れるよう共同利用先の適切な監督をおこなうものといたします。

    3. 業務委託

      当社は、利用目的の範囲内で個人情報を業務委託先に提供する場合があります。その場合、一定の個人情報の保護水準を満たす委託先を選定し、委託先との間で個人情報の取り扱いに関する秘密保持契約等を締結し、安全管理が図れるよう委託先の適切な監督をおこなうものといたします。

  3. 個人情報の開示等に関する手続き

    当社は、個人情報に関して、開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供停止)のご請求があった場合、ご本人又は代理人であることを確認させていただいたうえで適切かつ遅延なく対応いたします。
    なお、開示請求等の手続きにより当社が取得した個人情報は、当社手続きのための調査、ご本人確認及び、回答など必要な範囲で取り扱います。

    1. 申請方法

      ・(3)項に定める「申請書(当社指定の様式に所定事項をすべて記載すること)」

      ・(3)項に定める「本人、代理人確認のための書類」

    2. 申請先

      〒105-0014
      東京都港区芝2丁目2番14号 一星芝ビルディング2階
      株式会社システムフロア 個人情報相談窓口 宛

      なお、ご不明な点等がございましたら<個人情報相談窓口>までお問い合わせ下さい。

    3. 開示等に関する手続きの際にご提示いただく書類

      ①申請書

      PDF 「個人情報開示請求(兼)本人確認書」[112KB]

      ②本人、代理人確認のための書類

      本人確認書類として以下のうち1点をコピーし同封下さい。
      いずれも氏名、住所の記載がある部分をコピーし、その他の記載内容は判読不能として下さい。

      A) 健康保険証
      B) 運転免許証
      C) パスポート
      D) 外国人登録証明書

      なお、代理人は代理人確認書類として以下の書類も同封下さい。

      <法廷代理人の場合>
      ・法定代理権があることを証明できる種類(発行から3ヶ月以内のもの)

      <委任による代理人の場合>
      ・本人の実印を押印して作成された委任状(委任状の様式は不問といたします)
      ・本人の印鑑証明書(発行から3ヶ月以内のもので委任状に押印されたもの)

    4. 手数料

      開示等に関する手続きにおける当社への手数料はありません。
      但し、当社指定様式の印刷費、本人確認書類の取得費、代理人書類の取得費および申請書の送料はご本人負担となります。

    5. 開示等に関する手続きに伴い当社が取得した個人情報について

      開示等に関する手続きに際して当社が取得しました個人情報については、開示等に関する手続きの対応のためにのみ取り扱うものとします。ご提出いただきました書類等については、手続き終了した後、5年間保存するものとしその後、適切な方法で破棄いたします。

  4. 個人情報の管理について
    1. 当社は、個人情報の正確かつ最新の状態に保ち、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等を防止するため、不正アクセス、コンピュータウィルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。
    2. 当社は、役員、従業員及び当社の業務に関わる全ての者に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底します。
    3. 当社は、個人情報の保護及び管理が適正に行われているかどうかについて、運用の確認及び監査を実施し、万が一、不適合が発覚した場合は直ちに是正いたします。
  5. クッキー等の使用について

    当社のウェブサイトでは、クッキー情報等、ご本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得することはございません。

  6. 個人情報に関するお問い合わせ・苦情・相談等について

    <個人情報相談窓口>をご参照ください。


制定:2014年 4月 1日

改訂:2021年12月 1日

株式会社システムフロア 代表取締役社長 安松 誠

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